Grundwissen rund um die Arbeit im Homeoffice
Navigieren im Internet
Für die Navigation im Internet nutzt man den Browser. Bekannte Browser sind z. B. Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari usw.
Im oberen Teil befindet sich gewöhnlich eine Zeile zur Eingabe der URL, umgangssprachlich als Webseiten-Adresse bezeichnet. Dort gibt man die komplette URL ein (z. B. https://www.os-pulsnitz.de, wobei os-pulsnitz.de auch genügen würde). Bei neueren Browsern kann in dieser Zeile auch der Suchbegriff eingegeben werden.
Im Browser gibt es nur den einfachen Klick. Ein Doppelklick ist im Internet nicht vorgesehen und kann unter Umständen andere Akionen als gedacht auslösen.
Download von Dateien
Für den Download von Dateien gibt es mehrere Verfahren:
Einzeldownload
Der Dateiname oder die betreffende Download-Schaltfläche wird 1x angeklickt. Je nach Betriebssystem und Browsereinstellung kann die Datei nun geöffnet oder gespeichert werden. Der sicherste Weg ist immer das Speichern der Datei. Auch hier hängt es von der Browsereinstellung ab, ob die Datei ohne Nachfrage im allgemeinen Downloadverzeichnis abgelegt oder ob der Nutzer zur Angabe des Speicherortes aufgefordert wird.
Sammeldownload
Dieses Verfahren wird verwendet, wenn mehrere Dateien ausgewählt und heruntergeladen werden sollen. Fast immer kommt ein Downloadmanager zum Einsatz, der alle ausgewählten Dateien zu einem Paket zusammenfasst. Dieses fertige Paket ist gewöhnlich eine ZIP-Datei. Sie erhält meist einen automatisch erzeugten Dateinamen und wird dann zum Download angeboten.
Nach dem Download muss diese Paket-Datei wieder entpackt werden. Alle heute aktuellen Betriebssysteme können ZIP-Dateien entpacken. Dazu wird die ZIP-Datei doppelt angeklickt und im sich öffnenden Fenster wählt man im oberen Bereich "Alle extrahieren" aus. Damit stehen wieder alle Einzeldateien am gewählten Zielort zur Verfügung. Klappt das nicht, so hat man wohl zu viel am Rechner gespielt und dabei etwas "verkonfiguriert".
Im Internet sind folgende Dateitypen standardmäßig anzutreffen (Auswahl):
| Dateityp | Verwendung | Öffnen mit... (Beispiele für Windows-Systeme) |
Bemerkungen |
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Darstellung von Texten, Tabellen usw. |
Internet-Browser Adobe Acrobat Reader Foxit PDF-Reader |
Diese Dokumente sind nur zur Ansicht gedacht. Mitunter können Formularfelder ausgefüllt und das Dokument gespeichert werden. Eine Bearbeitung der Inhalte von PDF-Dokumenten ist ohne (kostenpflichtige) Zusatzprogramme weder möglich noch vorgesehen. PDF-Dateien können vom Ersteller verschiedenartig vor Kopieren, Drucken oder Manipulation geschützt werden. |
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jpg, png |
Bilddateien |
Internet-Browser diverse, auf dem PC installierte Bildbearbeitungsprogramme |
Weitere, jedoch zum Teil veraltete oder urheberrechtlich problematische Bilddateiformate sind BMP, TIF, GIF u. a. |
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mp3, mp4 |
Audio- oder Videodatei |
Mediaplayer |
Andere Formate sind beispielsweise flc, mov, wmv oder |
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zip |
Zusammenfügen und Packen (optimieren) einzelner oder mehrerer Dateien |
UnZip-Programm des Betriebssystems WinZip, 7-Zip |
Durch spezielle mathematische Algorithmen kann die Dateigröße teilweise wesentlich verringert werden. Außerdem können viele Einzeldateien zu einer großen Datei zusammengefasst werden. Weitere Packprogramme sind im Windows-Bereich RAR, ARJ, LZH sowie im Linux-Bereich TAR und GZ |
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htm, html |
Quelltextdateien für den Seiteninhalt |
Browser |
Dateien dieses Typs enthalten den Seiteninhalt in einer speziellen Sprache, die jeder Browser "versteht" und auf jedem Rechner gleichartig darstellt. |
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doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx,... |
Dokumente des MS Office-Paketes (Word, Excel, Powerpoint,...) |
MS Office-Komponenten |
Vorsicht! Dateien dieser Typen können Makros enthalten, die beim Öffnen der Dateien automatisch und vom Nutzer unbemerkt gestartet werden können. Sie können bösartige Aktionen ausführen (z.B. Installation von Viren- oder Trojanern, Keyloggern usw.) |
Probleme beim Öffnen von PDF-Dateien
Windows 10 ist standardmäßig so eingestellt, dass PDF-Dateien mit dem Internetbrowser (z.B. Edge) geöffnet werden. Leider ist dieser Browser mitunter etwas eigenwillig und zeigt die Dateien fehlerhaft oder gar nicht an. In diesem Fall bitte so vorgehen:
- Sofern noch nicht geschehen ein gesondertes Programm zum Anzeigen von PDF-Dateien installieren und als Standardanwendung für PDF-Dateien einstellen. (z. B. Adobe Acrobat Reader, Foxit o. a.)
- PDF-Dateien beim Download lokal auf dem Rechner speichern (nicht "Öffnen" wählen). Sollte diese Abfrage nicht erscheinen, so ist in den Browser-Einstellungen das automatische Spechern eines Downloades aktiviert und muss abgeschaltet werden.
- Die gespeicherte Datei mit einem Doppelklick öffnen
Erstellen von PDF-Dateien
Variante 1: Speichern eines Office-Dokuments als PDF-Datei
PDF-Dateien werden verwendet, um ein Dokument bei jedem Empfänger unabhängig von dessen genutzten Rechnertyp, verwendeten Betriebssystem oder vorhandenen Programmen identisch anzeigen zu lassen. Fast jedes Betriebssystem verfügt heute über eine Möglichkeit PDF-Dateien zu erzeugen. Das Grundprinzip ist denkbar einfach: Man geht genau so vor, als wolle man das Dokument drucken. In der Liste der vorhandenen Drucker befindet sich fast immer ein Eintrag, mit dem man ein PDF-Dokument erzeugen kann. (Unter Win 10 ist das der Eintrag "Microsoft Print to PDF".) Wählt man diesen Drucker und geht auf "Drucken", so öffnet sich ein Fenster, wie man es vom Speichervorgang kennt. Hier gibt man einfach den Ort und den Dateinamen der zu erzeugenden PDF-Datei ein und klickt auf "Speichern". Das war's schon!
Natürlich kann man auch Zusatzprogramme verwenden, die einen weiteren PDF-"Drucker" einrichten. Manche Office-Anwendungen wie MS Office oder LibreOffice besitzen auch eine eigene PDF-Druckfunktion, die zusätzliche Einstellungen ermöglichen.
Variante 2: Änderungen und Zusammenstellungen von PDF-Dateien
Oft besteht die Aufgabe, mehrere vorhandene PDF-Dateien oder nur einzelne Seiten davon zu einer neuen Datei zusammenzuführen oder einzelne Seiten aus einer großen PDF-Datei herauszulösen. Das ist mit den "Bordmitteln" der üblichen Betriebssysteme nicht möglich - es wird ein zusätzliches Programm benötigt. In der OS Pulsnitz wird dafür die Freeware "PDF24-Creator" verwendet.
Nach dem Öffnen des Programms kann man die einzelnen Seiten der vorhandenen PDF-Dokumente mit der Maus so anordnen, wie man sie im neuen Dokument haben möchte. Nun einfach speichern.
Entpacken von ZIP-Dateien
ZIP-Dateien sind Dateien, bei denen durch komplizierte mathematische Verfahren große Datenmengen völlig verlustfrei "zusammengepresst" und auch viele Dateien und Ordner zu einer einzigen Datei zusammengefasst werden. Damit wird die zu übertragende Datenmenge teilweise enorm reduziert und es muss auch bei umfangreichen Datensammlungen nur eine einzige Datei übertragen werden. Am Zielort wird das ZIP-Archiv wieder entpackt. Zumindest das Entpackerprogramm ist heute in allen modernen Betriebssystemen bereits im Lieferumfang enthalten.
Unter Windows wird die ZIP-Datei mit einem Doppelklick geöffnet - der Inhalt des Archivs (die einzelnen Dateien) werden sichtbar. Nun kann man alle oder auch nur einzelne Dateien auswählen/markieren und im oberen Bereich auf "Entpacken" bzw. "Alle entpacken" klicken. Mitunter wird auch der Begriff "Extrahieren" verwendet. Jetzt noch das Zielverzeichnis bestätigen bzw. ändern und den Entpackvorgang starten. Ist dieser beendet, sollte man alle Ordner-Fenster mit Ausnahme des neuen Zielordners schließen.
Erzeugen von ZIP-Dateien
ZIP-Dateien sind Dateien, die beliebige Daten (Dateien, ganze Ordner oder sogar komplette Laufwerksdaten) in einer einzigen Datei "verpacken" - dem so genannten ZIP-Archiv. Zusätzlich werden die Daten noch durch komplizierte mathematische Verfahren verlustfrei "zusammengepresst", wodurch wesentlich weniger Platz zum Speichern gebraucht wird. Allerdings lassen sich einige Dateitypen nicht mehr "zusammenpressen", da sie schon gepackt sind. (z. B. mp3, mp4, jpg). Dem gegenüber können Texte im txt- oder docx-Format je nach Inhalt auf bis zu 10% ihrer Ursprungsgröße komprimiert werden. Das spart jede Menge Zeit (und Datenvolumen) bei der Übertragung.
Das Erzeugen von ZIP-Dateien benötigt in jedem Fall ein Zusatzprogramm, z. B. die Freeware "7-Zip" oder das kostenpflichtige "WinZip". Nach der Installation des gewünschten Programms sind seine Funktionen im Kontextmenü des Dateiexplorers nutzbar: Auswählen (Markieren) der zu packenden Dateien und/oder Verzeichnisse und anschließend ein Klick mit der rechten Maustaste in die Markierung. Je nach Programm findet man im erschienenen Menü die Möglichkeit zum Erzeugen des Archivs.
Muss es immer Word, Excel & Co. sein?
Klare Antwort: Nein!
Das Office-Paket aus dem Hause "Microsoft" ist unbestritten der Marktführer und damit der Standard. Die Kehrseite dieser Medallie ist aber, dass von wenigen Ausnahmen abgesehen diese Programme kostenpflichtig sind. Entweder man bezahlt einmalig eine (meist dreistellige) Summe und kann die gekaufte Version des Programms dann dauerhaft nutzen. Oder man entscheidet sich für die im ersten Augenblick billigere Abo-Version, bei der man immer die aktuelle Version des Programms nutzen kann. Dumm nur, dass man den Preis jährlich erneut bezahlen muss, um das Programm weiter nutzen zu können.
Weiterhin gibt es lt. Aussage des Europäischen Datenschutzbeauftragten erhebliche datenschutzrechtliche Bedenken beim Einsatz der aktuellen Office365-Version an Schulen, weshalb diese Version an der OS Pulsnitz nicht zum Einsatz kommt.
Eine mittlerweile gleichwertige und für den "normalen" Nutzer völlig ausreichende Alternative bieten kostenfreie Programme wie LibreOffice oder die Grundversion von OpenOffice. Diese Programme gibt es in verschiedenen Sprachen und auch für verschiedene Betriebssysteme. Sie können die mit den "großen" Programmen erstellten Dateien vollständig lesen und mit ihnen erstellte Dokumente auch in deren Format abspeichern. Die Programme sind frei im Internet verfügbar. Wer also kein Geld für Office-Programme ausgeben und gleichzeitig rechtlich auf der sicheren Seite stehen will, sollte sich diese Alternativen einmal ansehen. An unserer Schule steht den Schülern an allen Plätzen MS Office und LibreOffice zur Verfügung. Es gibt keinen Zwang, das eine oder andere Programm nutzen zu müssen.
(AG, 29.11.2020)
- wird fortgesetzt -
Frage: Was soll noch erklärt werden? Wünsche bitte an